Easy Lemon jest agencją influencer marketingu. Łączymy marki z twórcami internetowymi, prowadzimy kampanie i je rozliczamy — a to znaczy, że codziennie pracujemy na danych osobowych: osób kontaktowych po stronie klientów, twórców, kandydatów do pracy i osób, do których odzywamy się po raz pierwszy.
Ten dokument opisuje, co z tymi danymi robimy. Jest realizacją obowiązku informacyjnego z art. 13 i 14 RODO. Jeśli po lekturze coś pozostaje niejasne, napisz na privacy@easylemon.pl — odpowiadamy na każdą wiadomość.
01Kto jest administratorem
Administratorem Twoich danych osobowych jest Easy Lemon sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Konduktorska 4/015, 00-775 Warszawa, NIP 5223328214, KRS 0001160295.
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na privacy@easylemon.pl. Skrzynkę obsługuje wyznaczony członek Zarządu.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — jako mały przedsiębiorca nie mamy takiego obowiązku. Nie zmienia to niczego w Twoich prawach ani w naszych obowiązkach.
02Kogo dotyczy ta informacja
Ta informacja jest skierowana do wszystkich osób, których dane przetwarzamy w związku z prowadzeniem agencji:
- Osób kontaktowych po stronie klientów, agencji partnerskich, dostawców i kontrahentów — także wtedy, gdy stroną umowy jest firma, a nie Ty osobiście.
- Twórców internetowych i osób ich reprezentujących — od pierwszego kontaktu, przez umowę i kampanię, po rozliczenie.
- Potencjalnych twórców i potencjalnych klientów, do których odzywamy się z propozycją współpracy.
- Kandydatów do pracy i współpracy — zobacz też punkt 10.
Jeżeli organizujemy konkurs lub inną akcję skierowaną do odbiorców, informację o przetwarzaniu danych uczestników zawiera regulamin danej akcji.
Jeśli korzystasz z aplikacji Easy Lemon — na przykład dashboard.easylemon.pl — zasady przetwarzania danych w samej aplikacji opisuje jej własna polityka prywatności, dostępna w aplikacji. Ta informacja pozostaje z nią zgodna i obowiązuje w pozostałym zakresie.
03Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie
| Kogo dotyczy | Po co | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Klienci, agencje, dostawcy, kontrahenci | Sprzedaż, wyceny, umowy, realizacja i raportowanie kampanii, rozliczenia | lit. b (osoby prowadzące działalność), lit. f (relacja B2B), lit. c (obowiązki podatkowe) |
| Twórcy internetowi | Dobór do kampanii, umowy, briefy, akceptacje, publikacje, statystyki, rozliczenia, obsługa wymogów klientów (np. deklaracje użycia AI, klauzule wyłączności) | lit. b (umowa), lit. c (podatki), lit. f (raportowanie klientom, koordynacja, roszczenia) |
| Potencjalni twórcy i klienci | Wyszukanie i pierwszy kontakt w sprawie współpracy, prowadzenie CRM | lit. f (prawnie uzasadniony interes); zgoda na komunikację elektroniczną przy wysyłkach masowych |
| Kandydaci | Rekrutacja | art. 221 Kodeksu pracy, lit. b; zgoda na dane dodatkowe i przyszłe rekrutacje |
Tam, gdzie podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (lit. f), jest nim prowadzenie i koordynacja kampanii, utrzymywanie relacji biznesowych, zapewnienie bezpieczeństwa oraz ustalenie i dochodzenie roszczeń. Możesz wnieść sprzeciw — zobacz punkt 8.
04Jakie dane i skąd je mamy
W zależności od tego, kim jesteś, przetwarzamy:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe — imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, stanowisko;
- dane firmowe i rozliczeniowe — nazwa, adres, NIP, numer rachunku, dokumenty księgowe;
- dane o współpracy — korespondencja, ustalenia, historia kampanii;
- w przypadku twórców dodatkowo: pseudonim i adresy profili, tematyka i zasięgi, statystyki publikacji (w tym zrzuty ekranu z panelu statystyk) oraz wizerunek w materiałach kampanii.
Skąd mamy Twoje dane
Od Ciebie, od firmy, którą reprezentujesz, albo — przy pierwszym kontakcie — z publicznie dostępnych źródeł: stron firmowych, profili zawodowych i profili społecznościowych. Korzystamy wtedy z danych kontaktowych, które ich właściciel udostępnił publicznie właśnie w celu kontaktu.
Nie zbieramy numerów PESEL ani danych z dokumentów tożsamości twórców poza sytuacjami, w których wymagają tego przepisy podatkowe. Nie przetwarzamy danych o zdrowiu, poglądach ani innych danych szczególnych kategorii. Nie kupujemy baz kontaktów, nie sprzedajemy ich dalej i nie profilujemy odbiorców w celach reklamowych.
05Komu przekazujemy dane
Twoje dane mogą trafić do:
- dostawców usług IT i chmurowych — poczty, dokumentów, CRM, zarządzania zadaniami, komunikatorów, hostingu i infrastruktury naszych aplikacji oraz dostawców modeli sztucznej inteligencji;
- biura rachunkowego, banku, doradców prawnych i firm kurierskich;
- w zakresie niezbędnym do prowadzenia kampanii — naszych klientów, agencji partnerskich i twórców.
Każdy dostawca, który przetwarza dane osobowe w naszym imieniu, ma z nami zawartą umowę powierzenia przetwarzania.
- Danych rozliczeniowych twórcy — stawki, wynagrodzenia, numeru rachunku, NIP-u i adresu — nie przekazujemy klientom ani agencjom partnerskim. Klient dostaje wyłącznie te dane, które są potrzebne do przeprowadzenia i rozliczenia kampanii.
- Prywatnych danych kontaktowych twórcy — numeru telefonu, adresu prywatnego, prywatnego adresu e-mail — nie przekazujemy klientom. Kontakt prowadzimy przez nas, chyba że twórca zgodzi się na kontakt bezpośredni.
- Kwot rozliczeń z klientem nie ujawniamy twórcom.
- Stawek ani warunków współpracy jednego twórcy nie ujawniamy innym twórcom.
- Wysyłając jedną wiadomość do wielu twórców, używamy ukrytej kopii (UDW) — adresy pozostałych odbiorców nie są widoczne.
Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część naszych dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej w sprawie EU–US Data Privacy Framework, a uzupełniająco standardowe klauzule umowne zawarte w umowach z dostawcami. Tam, gdzie dostawca daje wybór regionu przechowywania danych, wybieramy Unię Europejską.
06Sztuczna inteligencja
W pracy biurowej i wewnątrz naszych własnych aplikacji korzystamy z narzędzi opartych na modelach sztucznej inteligencji dostarczanych przez zewnętrznych dostawców — na przykład do odczytu danych liczbowych ze zrzutów ekranu ze statystykami, analizy dokumentów oraz przygotowywania wycen i raportów.
Obowiązują u nas następujące zasady:
- Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Każdy wynik narzędzia AI dotyczący osoby jest weryfikowany przez człowieka, zanim zostanie wykorzystany.
- Dostawcy narzędzi AI, z których korzystamy, nie trenują swoich modeli na naszych danych. W praktyce oznacza to plany biznesowe lub dostęp przez API — nie darmowe konta konsumenckie.
- Do narzędzi AI nie wprowadzamy haseł, kluczy dostępowych, numerów PESEL, numerów rachunków bankowych ani pełnych eksportów baz kontaktów.
- Treści kampanii wygenerowane lub istotnie zmodyfikowane przez AI oznaczamy zgodnie z art. 50 rozporządzenia 2024/1689 (AI Act), wymogami platform oraz wymogami klienta.
07Jak długo przechowujemy dane
| Czego dotyczą dane | Okres przechowywania |
|---|---|
| Współpraca z klientem, kontrahentem lub twórcą | Czas współpracy + 6 lat |
| Dokumenty księgowe i podatkowe | 5 lat |
| Zrzuty ekranu ze statystykami publikacji | Do 3 lat |
| Kontakty, z którymi nie nawiązaliśmy współpracy | Do 2 lat od ostatniego kontaktu |
| Dane kandydatów do pracy | Do końca rekrutacji; 12 miesięcy za zgodą |
Po upływie tych okresów dane usuwamy. Kontakty, z którymi przez dwa lata nie mieliśmy żadnej interakcji, usuwamy przy okazji porządkowania CRM.
08Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługuje Ci:
- Prawo dostępu
- Możesz zapytać, czy i jakie Twoje dane przetwarzamy, oraz poprosić o ich kopię.
- Prawo do sprostowania
- Możesz poprawić dane nieprawidłowe i uzupełnić niekompletne.
- Prawo do usunięcia
- Możesz żądać usunięcia danych, gdy nie mamy już podstawy do ich przetwarzania.
- Prawo do ograniczenia
- Możesz żądać, byśmy dane wyłącznie przechowywali, dopóki sprawa nie zostanie wyjaśniona.
- Prawo do przenoszenia
- Możesz otrzymać dane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
- Prawo sprzeciwu
- Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym uzasadnionym interesie — a wobec kontaktu marketingowego w każdej chwili i bez uzasadnienia.
- Prawo cofnięcia zgody
- Tam, gdzie podstawą jest zgoda, możesz ją cofnąć w każdej chwili. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.
- Prawo skargi
- Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Jak z nich skorzystać
Napisz na privacy@easylemon.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Tożsamość potwierdzamy przez kanał, którym Cię znamy — na przykład adres e-mail z umowy lub z naszej dotychczasowej korespondencji. Nie prosimy o skany dokumentów tożsamości.
Sprzeciw wobec kontaktu marketingowego wykonujemy od razu — wystarczy, że odpiszesz na naszą wiadomość.
Jeżeli po wniosku o usunięcie część danych musimy zachować — bo wymagają tego przepisy podatkowe albo potrzebujemy ich do obrony przed roszczeniami — poinformujemy Cię o tym, wskazując, czego to dotyczy i na jak długo.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie da się zawrzeć ani wykonać umowy o współpracy.
09Pierwszy kontakt i marketing
Odzywamy się indywidualnie do marek, agencji i twórców w sprawie współpracy, korzystając z publicznie dostępnych danych kontaktowych. Robimy to na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest nawiązywanie relacji biznesowych. Pierwsza wiadomość zawsze zawiera krótką informację o przetwarzaniu danych z linkiem do tej strony oraz możliwość sprzeciwu.
Wysyłki masowe — newslettery i oferty kierowane do list — prowadzimy wyłącznie po uzyskaniu zgody na komunikację elektroniczną.
Nie chcesz, żebyśmy się kontaktowali? Odpisz na naszą wiadomość albo napisz na privacy@easylemon.pl. Usuniemy Twoje dane i odnotujemy sprzeciw, żeby kontakt się nie powtórzył.
Nie kupujemy baz kontaktów. Niezależnie od tego, czy wiadomość wysyła człowiek, czy narzędzie, zawsze wskazujemy, kto się kontaktuje i w jakiej sprawie, i zawsze możesz poprosić o zaprzestanie kontaktu.
10Kandydaci do pracy i współpracy
Dane z Twojego CV i z rozmów przetwarzamy w celu rekrutacji na podstawie art. 221 Kodeksu pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane wykraczające poza zakres wskazany w Kodeksie pracy przetwarzamy na podstawie zgody, którą wyrażasz, przesyłając je nam.
Dane usuwamy po zakończeniu rekrutacji, chyba że wyrazisz zgodę na ich zachowanie przez 12 miesięcy na potrzeby przyszłych rekrutacji. Treść takiej zgody:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych na potrzeby przyszłych rekrutacji Easy Lemon sp. z o.o.”
Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili, pisząc na privacy@easylemon.pl. Przysługują Ci wszystkie prawa opisane w punkcie 8.
11Twórcy poniżej 18 roku życia
Przy współpracy z twórcami, którzy nie ukończyli 18 lat, wymagamy udziału rodzica lub opiekuna prawnego w zawarciu umowy i w komunikacji. Do osób niepełnoletnich nie kierujemy marketingu bezpośredniego.
12Zmiany tej informacji
To jest wersja 1.0, obowiązująca od 1 września 2026 r. Aktualizujemy ją, gdy zmienia się prawo, gdy rozpoczynamy nowy rodzaj działalności albo gdy zaczynamy korzystać z nowej kategorii dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.
Odpowiadamy w ciągu miesiąca, zwykle znacznie szybciej.